KIYACを試すこの記事では、弁護士が、従業員から退社時に会社に提出させる、秘密保持に関する誓約書の作り方をひな形条文つきで解説します。
従業員退社時の秘密保持に関する誓約書を今すぐ準備しないといけない方は必見です。
秘密保持に関する誓約書（従業員退社時）とは
従業員が会社の秘密情報を漏洩してはいけないことについては、漠然と理解している人は多いと思われます。
ですが、そもそも、どこまでの情報が「秘密情報」なのか、明確に認識している人は少ないでしょう。
たとえば上司の名前は秘密情報でしょうか？
取引先の名前は？
利用しているWebサービスの名前や種類は？
このように聞かれると答えが分かれそうです。
実際に、「秘密情報」については、不正競争防止法で似た概念として「営業秘密」が定められている他には、法律上明確な定義がありません。
そのため、秘密情報の保護を従業員に義務付けるためには、まずは会社側が、何が秘密情報なのかを明確に定義する必要があります。
次に、秘密情報を定義したとしても、それを漏洩しない義務がどこまで、どの程度発生するのかについても、何も契約がなければ不明確になります。
たとえば、就業期間中に秘密保持義務が発生することは労働契約の性質から当然と解釈されていますが、退職後に秘密保持義務が発生するのかははっきりしません（一般的には、退職後には何らの取り決めもなければ秘密保持義務は消滅すると解釈されています。）。
そのため、秘密保持義務がどこまで、どの程度発生するのかについても、従業員との間で明確に契約しておく必要があります。
これらの定めを記載するのが、秘密保持に関する誓約書の役割になります。
今回は、退社時に従業員から徴収する誓約書の文例をご紹介します。
各条項の解説
誓約書とするか、契約書にするか
はじめに形式的な論点ですが、本文書を誓約書にするか、契約書にするか、という問題があります。
誓約書とは、一方から他方に対して差し入れをする文書です。差し入れる方が署名又は記名押印するだけで、受領する側は特に署名や記名押印を予定しないスタイルの文書です。
これに対して契約書は、両当事者が署名又は記名押印をするスタイルの文書です。一般的な法律文書の多くは記名押印スタイルをとっています。
今回の内容については、従業員が遵守すべき義務を記載しているだけで、企業側の義務を何らか設定するものではないため、従業員から会社に対して一方的に差し入れる誓約書とすることが簡便で良いでしょう。
なお、雇用契約書の中に、秘密情報の保護に関する事項を記載することも可能です。この場合は契約書スタイルになります。
以下の記事では雇用契約書と別途、誓約書を差し入れさせるスタイルの文例を紹介します。
誓約書提出のタイミング
誓約書の提出は入社時、在職中、退職時、いつでも構いません。
上記のとおり、秘密保持義務は、就労中は労働契約の性質から当然に発生すると解釈されていますが、退職後については基本的に存在しないものと解されています。
そのため、入社時や就業中に誓約書を徴求していなかった場合は、退職のタイミングで必ず秘密保持誓約書を差し入れさせるようにしましょう。
なお、入社時や就業期間中に徴求することが法律上禁止されているわけではありません。早いに越したことはありませんので、徴求が可能なのであれば入社時など早めのタイミングでの徴求を心がけましょう。
秘密情報の定義
上記のとおり、秘密情報ということばが何を意味するのかは、法律上は明確ではありません。
そのため、誓約書の中で、当社が何を秘密保持の対象となる情報として取り扱うのかについて明確に定義しておきましょう。
第○条 私は、以下の各号に規定する技術上、営業上の情報（以下「秘密情報」といいます。）について、貴社退職後においても一切の秘密を保持し、第三者に対して開示し、又は自ら使用いたしません。
（１）私が在職中に携わった業務により知り得た一切の情報、及び貴社が特に秘密保持対象として指定した情報
（２）貴社の製品開発、製造及び販売における技術資料、企画・営業に関する資料、原価その他価格決定に関する情報
（３）貴社の取引先の情報及び取引条件（以下略）
情報の帰属
定義した秘密情報が、会社に帰属するものであり、従業員はこれらの情報について何ら権利を主張することができない旨を明示しましょう。
従業員が関わったプロジェクトに関する情報などは、後日、従業員が、自分が保有する情報であると主張する可能性があります。情報の帰属確認は、こういった主張を封じるために定められる条項です。
第○条
私は、秘密情報が貴社に帰属するものであることを確認し、これらの情報の作成に私が関与していたとしても、私に帰属する一切の権利を貴社に譲渡し、その権利が私に帰属する旨の主張をいたしません。
秘密情報の返還
退社にあたって、秘密情報を返還すること、返還が物理的に難しいものについては破棄、消去するなどの義務を明示しましょう。
第○条
私は、秘密情報の記載された一切の資料について、原本はもちろん、そのコピー及び関連資料等を貴社に返還し、自ら保有していないことを確認します。また、私は、秘密情報の記録されたデータ等についても、そのコピー等を含め全て貴社の指示に基づき消去し、又は記録された媒体を貴社に返還し、自ら保有していないことを確認します。万一、返還漏れ又は消去漏れが退職後に判明したときは、直ちに貴社に連絡の上、貴社の指示に従います。
退社後の秘密保持義務
上記のとおり、従業員の秘密保持義務については、退社後は特に契約がなければ消滅するものと解されています。
そのため、退社後も、秘密保持義務が継続して発生することを契約上明示しましょう。
第○条
私は、貴社退職後であっても、前各項の義務を遵守することを誓約します。
秘密保持義務の存続期間
会社としては、退社後の秘密保持義務を永続させたいところですが、永久に続く権利や義務を定めると裁判上無効とされるおそれがあります（現実に履行ができないため）。そのため、１年〜など現実的な範囲で秘密保持義務が継続する期間を明記するのがよいでしょう。
第○条
前項の義務は貴社退職後下記の期間負担します。
記
○年間
秘密保持に関する誓約書（従業員退社時）を作成するときに気をつけること
以上、秘密保持に関する誓約書（従業員退社時）を作成するときに気をつけるべきことは
- 誓約書とするか、契約書にするか
- 提出のタイミング
- 秘密情報の定義
- 情報の帰属
- 秘密情報の返還
- 退職後の秘密保持義務
- 秘密保持義務の存続期間
です。
なお、今回紹介したひな形条文については、いくつかの質問に答えるだけで法律文書を自動生成できるウェブサービス「KIYAC」(キヤク)に搭載されているひな形（ご提供：弁護士法人飛翔法律事務所 吉本侑生先生）を利用しました。KIYACを使えばこれらのひな形条文を利用した秘密情報保持に関する誓約書（従業員退社時）を数分程度で作成できますので、手元に契約書ひな形がない人は是非利用してみてくださいね。